Để công chứng hợp đồng thế chấp, bạn cần mang theo giấy tờ nhân thân (CCCD, xác nhận hôn nhân) và giấy tờ tài sản (Sổ đỏ/Sổ hồng) bản gốc. Quy trình chuẩn gồm 4 bước: Nộp hồ sơ, kiểm tra pháp lý, ký điểm chỉ và nộp phí.
Khi tôi mang bộ hồ sơ thế chấp Sổ đỏ ra văn phòng công chứng lần đầu tiên vào vài năm trước, tôi đã bị trả về chỉ vì tờ giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ghi sai mục đích sử dụng. Để bạn không mất nguyên một ngày chạy đi chạy lại bực mình như tôi, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách chuẩn bị một bộ hồ sơ “chuẩn không cần chỉnh”.
1. Công chứng hợp đồng thế chấp là gì? Có bắt buộc pháp lý không?
Hiểu đơn giản, công chứng hợp đồng thế chấp là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của bản hợp đồng thế chấp tài sản (thường là giữa bạn và ngân hàng). Dấu đỏ của phòng công chứng chính là “lá chắn pháp lý” bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên nếu có tranh chấp xảy ra.
Hợp đồng thế chấp tài sản nào bắt buộc phải công chứng?
Không phải tài sản nào cũng cần công chứng khi mang đi thế chấp (ví dụ: thế chấp sổ tiết kiệm thì không cần). Tuy nhiên, nếu tài sản thế chấp của bạn là bất động sản (nhà, đất), pháp luật bắt buộc bạn phải ra văn phòng công chứng.
2. Hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp gồm những gì? (Cập nhật mới nhất)
Để quy trình diễn ra trơn tru, bạn hãy chuẩn bị đúng và đủ các loại giấy tờ dưới đây. Lưu ý là mang theo cả bản chính để công chứng viên đối chiếu nhé.
Đối với cá nhân, vợ chồng
- Căn cước công dân (CCCD) gắn chip của cả hai vợ chồng (hoặc của người độc thân).
- Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (nếu đã có gia đình).
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu đang độc thân hoặc tài sản hình thành trước thời kỳ hôn nhân).
Đối với tổ chức, doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật.
- Biên bản họp Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên về việc đồng ý thế chấp tài sản (rất nhiều công ty hay quên giấy tờ này).
Giấy tờ bắt buộc về tài sản
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Sổ đỏ, Sổ hồng).
- Hợp đồng thế chấp (thường do phía ngân hàng soạn sẵn và in ra).
3. Trình tự 4 bước thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng
Bạn mang toàn bộ giấy tờ đã chuẩn bị ở phần 2 đến Phòng công chứng (nhà nước) hoặc Văn phòng công chứng (tư nhân) nơi có tài sản. Ví dụ, đất ở TP.HCM thì bắt buộc phải công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn TP.HCM.
Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý
Công chứng viên sẽ kiểm tra xem giấy tờ của bạn có làm giả không, tài sản có đang bị kê biên, tranh chấp hay không. Nếu hồ sơ hợp lệ, họ sẽ chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 3: Ký tên, điểm chỉ vào hợp đồng
Cả bạn (bên thế chấp) và đại diện ngân hàng (bên nhận thế chấp) sẽ đọc lại toàn bộ hợp đồng. Sau khi chốt mọi điều khoản, bạn sẽ ký nháy vào từng trang và ký, ghi rõ họ tên, điểm chỉ bằng vân tay vào trang cuối ngay trước mặt công chứng viên.
Bước 4: Nộp phí, thù lao công chứng và nhận kết quả
Bạn đóng tiền phí công chứng tại quầy thu ngân. Sau đó, công chứng viên sẽ đóng dấu đỏ, phát hành hợp đồng và trả lại hồ sơ gốc cho bạn và ngân hàng.
Việc công chứng hợp đồng thế chấp sẽ cực kỳ đơn giản và nhanh gọn nếu bạn nắm đúng luật và chuẩn bị giấy tờ kỹ lưỡng. Hãy kiểm tra thật kỹ thông tin nhân thân và khớp nối thông tin trên Sổ đỏ trước khi bước ra khỏi nhà nhé.
4. 3 Lỗi sai thường gặp khiến hồ sơ thế chấp bị trả về
Từ kinh nghiệm đi cùng hàng chục khách hàng ra phòng công chứng, tôi đúc kết được 3 lỗi “kinh điển” nhất khiến hồ sơ bị từ chối. Bạn hãy lưu lại ngay để tránh nhé:
Lỗi 1: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ghi sai mục đích
Khi ra phường xin giấy độc thân, nếu bạn ghi mục đích là “Để đăng ký kết hôn” thì khi mang đi thế chấp ngân hàng, công chứng viên sẽ trả hồ sơ ngay lập tức. Mục đích đúng phải ghi rõ là: “Để làm thủ tục thế chấp quyền sử dụng đất tại thửa đất số…, tờ bản đồ số…”.
Lỗi 2: Bất động sản có biến động nhưng chưa cập nhật
Tôi từng gặp trường hợp khách hàng đổi đường (Nhà nước đổi tên đường) nhưng chưa cập nhật thay đổi này vào trang 4 của Sổ hồng. Kết quả là phòng công chứng không chịu ký. Bạn cần kiểm tra kỹ thực tế tài sản và thông tin trên sổ phải khớp nhau hoàn toàn 100%. Nếu có thay đổi, hãy làm thủ tục cập nhật biến động trước, như tôi đã chia sẻ chi tiết trong [bài viết hướng dẫn thủ tục cập nhật biến động đất đai mới nhất].
Lỗi 3: Thiếu chữ ký của thành viên hộ gia đình
Nếu Sổ đỏ cấp cho “Hộ gia đình ông/bà…”, thì khi thế chấp, BẮT BUỘC phải có chữ ký đồng ý của tất cả các thành viên trong sổ hộ khẩu tại thời điểm được cấp đất (từ đủ 15 tuổi trở lên). Chỉ cần thiếu 1 người (do đi vắng, xuất khẩu lao động…), hợp đồng sẽ bị treo.
*Xem Thêm:
Văn Phòng Công Chứng Quận Tân Phú
Văn Phòng Công Chứng Quận Bình Thạnh
Văn Phòng Công Chứng Quận Hóc Môn
Văn Phòng Công Chứng Huyện Củ Chi
Văn Phòng Công Chứng Quận Bình Tân
