Trong nhịp sống hiện đại, “công chứng tại nhà” (công chứng ngoài trụ sở ) không chỉ là một dịch vụ tiện ích mà còn là giải pháp cứu cánh cho nhiều người dân gặp khó khăn trong việc đi lại. Tuy nhiên, kể từ khi Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, khung pháp lý đối với dịch vụ này đã có những thay đổi mang tính bước ngoặt nhằm siết chặt quản lý, minh bạch hóa thủ tục và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp góc nhìn toàn cảnh, từ định nghĩa, các trường hợp được phép, cho đến những rủi ro pháp lý cần tránh khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong năm 2026.
Công Chứng Tại Nhà Là Gì?
Theo nguyên tắc của hệ thống công chứng nội dung mà Việt Nam đang áp dụng, hoạt động công chứng cơ bản phải được thực hiện trực tiếp tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng) để đảm bảo tính nghiêm minh, công khai và có đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ việc xác minh giấy tờ, nhân thân.
Tuy nhiên, pháp luật luôn mang tính nhân văn và linh hoạt. “Công chứng tại nhà” hay “công chứng ngoài trụ sở” là trường hợp ngoại lệ, cho phép Công chứng viên mang hồ sơ, tài liệu và con dấu đến tận nơi (nhà riêng, bệnh viện, trại giam…) để thực hiện các nghiệp vụ chứng nhận hợp đồng, giao dịch cho những cá nhân không có khả năng thể chất hoặc gặp trở ngại khách quan không thể đến trực tiếp trụ sở.
07 Trường Hợp Được Phép Công Chứng Tại Nhà Tính Đến Năm 2026
Một trong những điểm sáng của Luật Công chứng 2024 (được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2024 và chính thức hiệu lực từ 01/07/2025) cùng Nghị định 104/2025/NĐ-CP là việc cụ thể hóa và làm rõ “các lý do chính đáng khác” từng gây tranh cãi ở các bộ luật cũ.
Theo quy định hiện hành, tổ chức hành nghề công chứng chỉ được phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở nếu người yêu cầu công chứng rơi vào 07 nhóm đối tượng sau:
- Người lập di chúc tại chỗ ở: Tuân thủ theo các quy định của Bộ luật Dân sự về việc lập di chúc.
- Người không thể đi lại được vì lý do sức khỏe: Bệnh nhân tai biến, liệt, người cao tuổi sức khỏe suy kiệt không thể tự di chuyển.
- Người đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly: Bệnh nhân đang nằm viện theo chỉ định của cơ sở y tế và không được phép rời khỏi khu vực điều trị.
- Người đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù: Cá nhân đang chấp hành các biện pháp của cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án.
- Đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính: Tại các trường giáo dưỡng, cơ sở cai nghiện bắt buộc.
- Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi: Đây là điểm mới rất nhân văn được hướng dẫn chi tiết tại Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP.
- Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan: Các tình huống thiên tai, dịch bệnh hoặc các lý do khách quan khác khiến người yêu cầu công chứng không thể có mặt tại trụ sở.
*Lưu ý : Địa điểm thực hiện công chứng ngoài trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng, cụ thể và phù hợp với lý do yêu cầu. Việc lạm dụng dịch vụ này cho các trường hợp khỏe mạnh bình thường nhưng “lười” đi lại là hành vi vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến hậu quả hợp đồng bị tuyên vô hiệu.
Quy Định Mới Đáng Chú Ý: Bắt Buộc Chụp Ảnh Cùng Công Chứng Viên
Kể từ ngày 01/07/2025, một thủ tục bắt buộc đã được áp dụng nhằm ngăn chặn tình trạng giả mạo người ký, hợp thức hóa giao dịch trái luật: Người dân đi công chứng phải chụp ảnh cùng Công chứng viên.
Khi thực hiện công chứng tại nhà, Công chứng viên phải sử dụng thiết bị (điện thoại, máy ảnh) chụp lại khoảnh khắc đương sự ký tên/điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch. Bức ảnh này sẽ được lưu trữ trực tiếp vào hồ sơ công chứng để làm bằng chứng pháp lý vững chắc trước Tòa án nếu có tranh chấp xảy ra sau này. Quy định này đóng vai trò như một màng lọc an ninh, loại bỏ triệt để vấn nạn “công chứng khống” (Công chứng viên không chứng kiến đương sự ký) từng gây nhức nhối trong dư luận những năm trước đó.
Quy Trình Thủ Tục Công Chứng Tại Nhà Chuẩn Xác Nhất
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ hợp lệ, người dân cần nắm rõ quy trình 5 bước sau đây:
- Bước 1: Liên hệ và tư vấn sơ bộ. Người yêu cầu (hoặc người nhà) liên hệ trực tiếp với Phòng/Văn phòng công chứng qua điện thoại, Zalo hoặc cổng thông tin điện tử. Trình bày rõ lý do cần công chứng tại nhà để Công chứng viên xét duyệt xem có thuộc 07 trường hợp pháp luật cho phép hay không.
- Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ trực tuyến. Thay vì mang hồ sơ giấy đến tận nơi, xu hướng chuyển đổi số năm 2026 cho phép người dân gửi bản chụp (scan) CCCD gắn chip, Sổ đỏ/Sổ hồng, Giấy đăng ký kết hôn… qua các nền tảng bảo mật của Văn phòng Công chứng. Trợ lý công chứng sẽ tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và soạn thảo dự thảo Hợp đồng.
- Bước 3: Hẹn lịch và địa điểm. Sau khi các bên đã đọc và chốt nội dung dự thảo, hai bên sẽ ấn định thời gian và địa điểm cụ thể (VD: tại Bệnh viện X, hoặc tại tư gia số Y).
- Bước 4: Thực hiện ký kết và chụp ảnh minh chứng. Công chứng viên mang theo hợp đồng đã in sẵn, sổ công chứng và mực lăn tay đến địa điểm hẹn. Công chứng viên tiến hành đối chiếu giấy tờ gốc với người thật, giải thích quyền và nghĩa vụ cho các bên, chứng kiến các bên ký tên/điểm chỉ và tiến hành chụp ảnh lưu hồ sơ.
- Bước 5: Đóng dấu, thu phí và trả kết quả. Hồ sơ sau khi ký sẽ được mang về trụ sở để đóng dấu, vào sổ. Người dân có thể nhờ người thân đến nhận hoặc sử dụng dịch vụ bưu chính công ích giao tài liệu về tận nhà.
- Đọc Thêm:
Văn phòng công chứng: Vai trò, chức năng nhiệm vụ và hoạt động
