Chứng Thực Bản Sao Hộ Chiếu
Hộ chiếu là một trong những giấy tờ tùy thân quan trọng nhất của công dân, không chỉ có giá trị đi lại quốc tế mà còn thay thế Căn cước trong nhiều giao dịch dân sự, hành chính tại Việt Nam. Trong quá trình giải quyết các thủ tục như đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, thành lập doanh nghiệp, xin visa hay du học, việc yêu cầu cung cấp bản sao hộ chiếu có chứng thực là điều bắt buộc.
Đặc biệt, bước sang năm 2026, quy định pháp luật về công chứng, chứng thực tại Việt Nam đã có những thay đổi lớn với sự hiện diện của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 (có hiệu lực từ 01/07/2025) và Nghị định 280/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/11/2025) sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Việc ứng dụng công nghệ số vào chứng thực điện tử cũng đang trở thành một xu thế tất yếu. Hãy cùng điểm qua những quy định pháp luật hiện hành chi tiết nhất về thủ tục này.
Chứng thực bản sao hộ chiếu từ bản chính là gì?
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung gần nhất là Nghị định 280/2025/NĐ-CP, “chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Như vậy, chứng thực bản sao hộ chiếu thực chất là hành vi mà người có thẩm quyền (như Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã, Trưởng/Phó phòng Tư pháp, Công chứng viên, hoặc người được ủy quyền/phân công theo quy định mới) đối chiếu giữa quyển hộ chiếu gốc (bản chính) và bản photocopy/in quét của quyển hộ chiếu đó. Nếu nội dung hoàn toàn trùng khớp, không có dấu hiệu bị tẩy xóa, làm giả, họ sẽ đóng dấu, ký tên để xác nhận sự chính xác.
Bản sao hộ chiếu sau khi được chứng thực hợp lệ sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định rõ phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
Thẩm quyền chứng thực bản sao hộ chiếu hiện nay thuộc về ai?
Một trong những vướng mắc phổ biến nhất của người dân là: “Tôi có thể đi chứng thực hộ chiếu ở đâu?”. Tùy thuộc vào loại hộ chiếu (hộ chiếu Việt Nam hay hộ chiếu nước ngoài), thẩm quyền chứng thực sẽ được phân định rõ ràng.
Đáng chú ý, theo điểm mới của Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025), đối tượng thực hiện chứng thực đã được mở rộng, cho phép người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực thay vì chỉ giới hạn ở một vài chức danh lãnh đạo như trước đây, giúp giảm tải áp lực hành chính. Cụ thể thẩm quyền bao gồm:
Thẩm quyền của UBND xã, phường, thị trấn (Cấp xã)
UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
- Lưu ý quan trọng: UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực bản sao đối với hộ chiếu do cơ quan nước ngoài cấp (hộ chiếu nước ngoài).
Thẩm quyền của Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã (Cấp huyện)
Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với:
- Hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
- Hộ chiếu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp.
- Hộ chiếu song ngữ (có tiếng nước ngoài).
Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng & Văn phòng Công chứng)
Theo Luật Công chứng số 46/2024/QH15 (chính thức đi vào đời sống từ ngày 01/07/2025), Công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính hộ chiếu tương tự như Phòng Tư pháp cấp huyện.
- Bạn có thể mang hộ chiếu Việt Nam hoặc hộ chiếu nước ngoài đến bất kỳ Văn phòng công chứng nào để yêu cầu sao y bản chính. Sự linh hoạt về thời gian (nhiều nơi làm việc sáng thứ 7) và phong cách phục vụ là điểm cộng lớn khi chọn dịch vụ này.
Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự
Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có quyền chứng thực bản sao hộ chiếu cho công dân Việt Nam đang sinh sống, làm việc tại quốc gia đó.
Tóm lại: Nếu bạn cầm hộ chiếu Việt Nam, bạn có thể ra UBND xã, Phòng Tư pháp hoặc Phòng/Văn phòng Công chứng. Nếu bạn cầm hộ chiếu nước ngoài, bạn buộc phải ra Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Tổ chức hành nghề công chứng.
Chuyển đổi số 2026: Chứng thực bản sao hộ chiếu điện tử
Thực hiện đề án Chuyển đổi số Quốc gia và các quy định mới nhất, hiện nay người dân hoàn toàn có thể yêu cầu cấp bản sao chứng thực điện tử từ bản chính hộ chiếu thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đây là một bước tiến vượt bậc, tương thích với định hướng phát triển công chứng điện tử được quy định trong Luật Công chứng 2024.
Quy trình chứng thực điện tử hộ chiếu:
- Đăng ký/Đăng nhập: Người dân truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia bằng tài khoản VNeID mức độ 2.
- Đặt lịch hoặc đến trực tiếp cơ quan: Mang quyển hộ chiếu gốc đến UBND cấp xã, Phòng Tư pháp hoặc Tổ chức hành nghề công chứng có tích hợp hệ thống.
- Cán bộ tiếp nhận và thao tác: Cán bộ kiểm tra bản chính, tiến hành scan (quét) màu toàn bộ quyển hộ chiếu. Sau đó, cán bộ ký số đích danh và đóng dấu chữ ký số của cơ quan lên bản scan PDF.
- Nhận kết quả: Bản sao chứng thực điện tử hộ chiếu sẽ được trả thẳng về “Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân” trên Cổng Dịch vụ công.
Bản sao điện tử này có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, bạn có thể đính kèm file này để thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến (như đăng ký thành lập công ty, đăng ký thường trú…) mà không cần in ra.
Hồ sơ và thủ tục chứng thực bản sao hộ chiếu trực tiếp (Bản giấy)
Dù công nghệ phát triển, thủ tục chứng thực bản giấy truyền thống vẫn giữ vai trò chủ đạo. Dưới đây là trình tự thực hiện chuẩn xác nhất trong năm 2026:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ
Người yêu cầu chứng thực chỉ cần chuẩn bị:
- Bản chính Hộ chiếu (còn nguyên vẹn, không bị rách nát, tẩy xóa hay có dấu hiệu làm giả).
- Bản sao (bản photocopy) của quyển hộ chiếu. Tùy theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ mà bạn có thể photo nguyên cuốn (từ trang bìa đến trang cuối) hoặc chỉ photo những trang có thông tin nhân thân và các trang có đóng dấu visa/xuất nhập cảnh. Thông thường, nên in 2 mặt trang giấy A4. Lưu ý: Nếu không tiện photo trước, các cơ quan chứng thực đều có cung cấp dịch vụ photo kèm theo.
Bước 2: Nộp hồ sơ và nộp lệ phí
Người dân mang hồ sơ đến Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền. Khác với nhiều thủ tục khác, việc chứng thực bản sao không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn có hộ khẩu ở Hà Nội hoàn toàn có thể chứng thực hộ chiếu tại TP.HCM.
Bước 3: Cán bộ thực hiện đối chiếu
Người thực hiện chứng thực (hoặc chuyên viên được giao nhiệm vụ) sẽ kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng bản photocopy với quyển hộ chiếu gốc. Nếu bản gốc có dấu hiệu hư hỏng, hết hạn, hoặc nghi ngờ giả mạo, họ có quyền lập biên bản tạm giữ hoặc từ chối chứng thực theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Bước 4: Ký chứng thực, đóng dấu và trả kết quả
Nếu mọi thông tin hợp lệ, cán bộ sẽ ghi lời chứng (theo mẫu ban hành), ký tên, đóng dấu của cơ quan/tổ chức và ghi vào Sổ chứng thực. Thời gian thực hiện thường được giải quyết ngay trong ngày làm việc, hoặc nếu nộp sau 15h00 thì có thể trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.
Các trường hợp KHÔNG ĐƯỢC phép chứng thực bản sao hộ chiếu
Dù bạn có mang bản gốc đi, nhưng pháp luật Việt Nam (cụ thể tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) nghiêm cấm chứng thực bản sao trong các trường hợp sau:
- Hộ chiếu gốc bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.
- Hộ chiếu bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Hộ chiếu có đóng dấu Mật của cơ quan nhà nước. (Rất hiếm gặp ở hộ chiếu phổ thông).
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo. Việc sử dụng hộ chiếu giả sẽ bị lập biên bản, tịch thu hồ sơ và chuyển cho cơ quan Công an điều tra, xử lý theo pháp luật.
- Xem Thêm:
