Điểm mấu chốt của dịch vụ công chứng là đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ bạn khỏi rủi ro tranh chấp tài sản. Trọn bộ quy trình chuẩn bao gồm 5 bước: (1) Chuẩn bị & nộp hồ sơ, (2) Thẩm định, (3) Ký xác nhận, (4) Công chứng viên đóng dấu, (5) Đóng phí & nhận kết quả.
Nếu bạn đang cần công chứng gấp tài liệu, hợp đồng mua bán hay ủy quyền, hãy đọc tiếp kinh nghiệm thực tế của tôi dưới đây để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần.
Dịch vụ công chứng là gì? Tại sao bạn cần đến công chứng viên?
Khi tôi mới bước chân vào nghề pháp lý cách đây hơn 10 năm, rất nhiều khách hàng đến văn phòng và bối rối không biết giấy tờ của mình cần “công chứng” hay “chứng thực”.
Khái niệm công chứng theo pháp luật hiện hành
Hiểu một cách đơn giản, công chứng là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của một hợp đồng hoặc giao dịch dân sự.
“Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản…” (Nguồn: Luật Công chứng 2014 – Cổng thông tin điện tử Chính phủ).
Phân biệt nhanh giữa Công chứng và Chứng thực
Nhiều người hay nhầm lẫn hai khái niệm này. Đây là mẹo phân biệt nhanh của tôi:
- Chứng thực: Chỉ xác nhận bản sao giống hệt bản chính (ví dụ: photo CMND/CCCD, sổ hộ khẩu) hoặc xác nhận chữ ký.
- Công chứng: Xác nhận nội dung của một hợp đồng, giao dịch là đúng sự thật, không vi phạm pháp luật (ví dụ: hợp đồng mua bán nhà đất, di chúc).
Các loại hồ sơ, giấy tờ phổ biến cần sử dụng dịch vụ công chứng
Trong suốt quá trình làm việc, tôi thấy đây là những loại giấy tờ bắt buộc hoặc được khách hàng yêu cầu công chứng nhiều nhất để đảm bảo an toàn pháp lý:
- Nhóm hợp đồng tài sản: Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà đất, ô tô, xe máy.
- Nhóm ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền thực hiện các thủ tục hành chính.
- Nhóm di chúc & thừa kế: Lập di chúc, văn bản khai nhận/từ chối nhận di sản thừa kế.
- Nhóm dịch thuật & sao y: Dịch vụ công chứng bản dịch hồ sơ du học, xin visa, sao y bản chính giấy tờ tùy thân.
Quy trình dịch vụ công chứng chuyên nghiệp:
Nhiều người e ngại đi công chứng vì sợ thủ tục rườm rà. Tuy nhiên, nếu bạn nắm rõ quy trình 5 bước sau đây, mọi thứ sẽ hoàn thành chỉ trong 15 – 30 phút:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Đây là bước quyết định. Nếu chuẩn bị thiếu, bạn sẽ phải chạy về nhà lấy thêm giấy tờ. Lời khuyên của tôi là luôn mang theo toàn bộ bản chính của CMND/CCCD, Sổ hộ khẩu (hoặc giấy xác nhận cư trú), Giấy đăng ký kết hôn/Xác nhận độc thân và Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản.
Bước 2: Thẩm định pháp lý và soạn thảo hợp đồng
Chúng tôi sẽ kiểm tra xem tài sản có đang bị thế chấp hay tranh chấp không. Sau đó, bộ phận pháp chế sẽ soạn thảo hợp đồng theo đúng ý chí của hai bên và quy định pháp luật. Bước này giúp bảo vệ tài sản của bạn tuyệt đối.
Bước 3: Đọc lại, ký xác nhận và điểm chỉ
Bạn sẽ đọc lại toàn bộ nội dung. Nếu đồng ý, bạn sẽ ký nháy vào từng trang, ký ghi rõ họ tên và điểm chỉ (lăn tay) vào trang cuối.
Bước 4: Công chứng viên ký và đóng dấu
Sau khi xác nhận hai bên hoàn toàn minh mẫn, tự nguyện, tôi (Công chứng viên) sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận hợp đồng.
Bước 5: Nộp lệ phí và trả kết quả
Bạn nộp phí tại quầy thu ngân và nhận lại bản chính hợp đồng đã được công chứng.
Rất nhiều khách hàng gọi điện cho tôi hỏi: “Lệ phí công chứng nhà đất bao nhiêu?”. Để minh bạch, tôi xin chia sẻ bảng giá được áp dụng chung theo quy định hiện hành:
Dịch vụ công chứng tại nhà, ngoài trụ sở: Tiện ích tối đa cho người bận rộn
Nếu bạn quá bận rộn, người lớn tuổi đi lại khó khăn, hoặc người đang điều trị tại bệnh viện, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu dịch vụ công chứng tại nhà. Khi nhận yêu cầu, tôi sẽ trực tiếp mang hồ sơ và sổ công chứng đến tận nơi để thực hiện thủ tục cho bạn, đảm bảo tính pháp lý 100% như làm tại văn phòng.
Dưới đây là 3 lỗi phổ biến nhất khiến khách hàng mất thời gian:
- CCCD/CMND hết hạn hoặc mờ số: Công chứng viên không thể xác minh danh tính.
- Giấy tờ tùy thân không đồng nhất: Thông tin trên Sổ hồng dùng số CMND cũ, nhưng giấy tờ hiện tại là CCCD gắn chip mà không có giấy xác nhận số CMND.
- Che giấu tình trạng hôn nhân: Vợ chồng cùng mua tài sản nhưng chỉ một người ra ký mà không có văn bản ủy quyền hoặc khước từ tài sản hợp lệ.
- Xem thêm:
